KOORDYNACJA ŚLUBU W KOPALNI SOLI “WIELICZKA”

Dla Pary Młodej najważniejsza jest ta wybrana data, gdy szykują się, przyjeżdżają na miejsce, podziwiają efekt końcowy, stają się małżeństwem i celebrują swoją miłość w towarzystwie najbliższych osób. Dla mnie oczywiście też koordynacja ślubu w dzień uroczystości ma priorytetowe znaczenie. Wtedy mam swój ulubiony moment, gdy najbardziej kocham swoją pracę (jeszcze o tym opowiem) – ale nie mniej ważny jest dzień poprzedzający to wyjątkowe wydarzenie. Ślub w Kopalni Soli “Wieliczka” wymaga bowiem dużo większego czasowego i logistycznego zaangażowania. Właśnie, dlatego na dzień przed majowym ślubem w Kopalni Soli pierwszy raz w życiu naprawdę żałowałam, że nie mogę się sklonować.

Organizacja wesela w Kopalni Soli. Zapytaj o szczegóły

Ten dzień wypełniony był wręcz po brzegi potwierdzeniami końcowych ustaleń, pracami montażowymi i witaniem gości w cudownym świecie w podziemiach Kopalni Soli. Czytaj dalej, jeśli chcesz się dowiedzieć, jaką rolę w takim czasie odgrywa wedding planner, który może zorganizować także Twój ślub na odległość – zwłaszcza, gdy marzy Ci się prawdziwie polskie wesele.

RZECZYWISTOŚĆ WEDDING PLANNERA – CZEGO NIE WIDZI PARA MŁODA. NA PRZYKŁADZIE ŚLUBU W KOPALNI SOLI “WIELICZKA”

Zanim dokładnie opiszę, jak wyglądała koordynacja ślubu, chciałabym podkreślić to, że bez wątpienia Kopalnia Soli w Wieliczce to piękne i wyjątkowe (a także znane na świecie miejsce), ale jednocześnie jedne z najtrudniejszych na organizację ślubu i wesela. To świat podziemny (dosłownie 😉), który rządzi się własnymi prawami i restrykcjami górniczymi, z którymi wedding planner musi sobie poradzić.

Zacznijmy od kwestii sprzętu, wyposażenia, wszystkiego, co niezbędne do organizacji ślubu jak z bajki. Każdy element zwożony do Kopalni Soli musi spełniać odpowiednie wymiary, by zwyczajnie się zmieścił w szybie górniczym i mógł zostać przetransportowany na dół. Moim zadaniem jako koordynatorki tego niezwykłego ślubu i wesela było więc czuwać nad tym szczegółem i przygotować z każdym z podwykonawców (muzycy, floryści, dekoratorzy itd.) dokładny opis dostarczanych sprzętów. Co więcej, wszelkie prace montażowe, demontażowe oraz transportowe, w tym zjazdy i wyjazdy górnicze, mogły być realizowane jedynie pod nadzorem górniczym. Z wyprzedzeniem więc musiałam przygotować harmonogramy dla każdej ekipy, które będą opisywać „kto, co, gdzie, kiedy, w jakiej ilości” (ile osób i sprzętu będzie jechać na dół i wracać na górę). Dodatkowo musiałam zadbać o zapewnienie prądu, Internetu i innych mediów w każdej Komorze, której używaliśmy. 

Ślub w Kopalni Soli “Wieliczka” jest Twoim marzeniem? Zapytaj o szczegóły.

A gdyby tego wszystkiego było mało, to trzeba pamiętać, że w trakcie moich działań teren Kopalni był stale otwarty na ruch turystyczny, przez co w środku regularnie pojawiali się zwiedzający, którzy chcieli zobaczyć to piękne, wyjątkowe i świetnie znane na całym świecie miejsce. Co normalnie napawałoby mnie dumą i radością z tego, że pochodzę z kraju, w którym znajduje się taka perła, wówczas był jedynie kolejnym powodem do stresu, gdy wraz ze wszystkimi ekipami lawirowaliśmy w ograniczeniach czasowych, a ja starałam się wszystko skoordynować.

KOORDYNACJA ŚLUBU OCZAMI KRAKOWSKIEGO WEDDING PLANNERA

Obrazy z wesela bez wątpienia zabierają (także mój!) dech w piersiach – ale zdecydowanie muszę podkreślić, że stoi za tym mnóstwo stresu i pracy pod presją związanych z wyznawaniami, ograniczeniami i regulacjami, które zarówno ja, jak i każdy z zatrudnionych na to wydarzenie podwykonawców musiał pokonać i przestrzegać. Moim obowiązkiem za to było odpowiednio skoordynować prace i zapewnić, że każda poszczególna osoba dokładnie wie co i jak ma robić. Tym bardziej mogę być jedynie dumna ze swojej zaangażowanej ekipy, że stanęli na wysokości zadania i pomogli mi przenieść parę młodą oraz wszystkich gości na kilka godzin do zupełnie innego świata. A po twarzach pary młodej, gdy zobaczyli efekt końcowy, wiedziałam, że zdecydowanie było warto.

Twój niezwykły ślub w Polsce? Zapytaj o szczegóły

DZIEŃ KOORDYNACJI – PRZYGOTOWANIA DO ŚLUBU I WESELA W KOPALNI SOLI W WIELICZCE

Dzień przed wyczekanym ślubem i weselem Oli i Johna zaczęłam o godzinie 7 rano od spotkania z księdzem i organistą w celu potwierdzenia ostatecznych ustaleń dot. tego, jak ma przebiegać ceremonia ślubna. Następnie przyszedł czas na kolejne potwierdzenia (to ta „techniczna” część pracy wedding plannera 😊 ), tym razem dostaw: tortu, słodkości, kwiatów, dekoracji, materiałów drukowanych, mebli, sprzętu muzycznego itd. Wszystkie elementy niezbędne w trakcie wydarzenia musiały być dostarczone o określonej godzinie na miejsce, by mogły zjechać do Kopalni Soli – ten element również musiałam skoordynować.

O 12:00 zorganizowałam dla pary młodej prywatną próbę przed przyjęciem weselnym, po której odbył się powitalny obiad, na który zaproszeni zostali najbliższa rodzina i przyjaciele. Para młoda od samego początku chciała swoim gościom pokazać prawdziwą polską gościnność i zapewnić, że nigdy nie zapomną, jak się czuli podczas tego niezwykłego wydarzenia.  

Trudniejsza i na pewno intensywniejsza część pracy zaczęła się w godzinach wieczornych. O 19:00 do Kaplicy św. Kingi mogły zjechać pierwsze ekipy montażowe – czyli floryści oraz osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie transmisji live z uroczystości. Kolejne ekipy biorące udział w wydarzeniu mogły zjechać dopiero o 22:00: dekoratorzy, barmani, oświetleniowcy, zespół muzyczny, osoby ustawiające wynajęte mebla oraz krzesła. Dlaczego tak późni mogliśmy zacząć przygotowania w ten pierwszy Dzień Koordynacji Ślubu? Ponieważ musieliśmy poczekać, aż skończy się ruch turystyczny – dopiero wtedy mogliśmy skorzystać z Szybu Daniłowicza, by przetransportować na dół wszystko, co tylko było nam potrzebne. Szybem na właściwe miejsce zjeżdżały ogromne ilości kwiatów, kryształowe wazony i żyrandole, świece, obrusy, serwety, sztućce, podtalerze, instrumenty muzyczne, sprzęt nagłośnieniowo – oświetleniowy dla zespołu, oświetlenie, stanowisko i wyposażenie barmańskie, krzesła, pufy, stoliki…

Sam transport szybem zajął nam ponad 4 godziny (czyli do około 2:30 w nocy), a to jeszcze nie był koniec! W końcu dopiero skończyliśmy zwozić wszystkie sprzęty – jeszcze pozostał montaż. Niektórzy z nas, w tym ja, skończyli pracę w pierwszy Dzień Koordynacji ślubu o 3 nad ranem, a prace florystów, którzy zamieniali chłodną Kaplicę i Komorę Haluszki w prawdziwą krainę jak ze snów, trwały całą noc.

Koordynacja dnia ślubu. Zapytaj o szczegóły

PRACA NA ZIEMI I POD ZIEMIĄ – LAWIROWANIE POMIĘDZY KOPALNIĄ SOLI “WIELICZKA” A DWOREM SIERAKÓW

Następnego dnia – a właściwie już w ten sam dzień, biorąc pod uwagę godzinę, o której wróciłam do domu, by się zdrzemnąć (bo snem tego nazwać nie można) – w środę 31 maja 2023 roku zaczęła się ta najważniejsza część, na którą pracowaliśmy przez 10 miesięcy. WRESZCIE mamy to prawdziwe wydarzenie, mój ulubiony dzień, gdy po twarzach pary młodej widzę, że było warto, bo wykonałam z moim zespołem fantastyczną robotę.

Mój kolejny dzień ponownie zaczął się o 7 rano. Gdy wschodziło słońce, jedne ekipy wchodziły do Sali balowej w Kopalni Soli i w podziemiach kończyły przygotowania do najbardziej luksusowego wesela, a drugie dbały o komfort i wizerunek pary młodej na powierzchni – w Dworze Sieraków oddalonym o ok. 15 minut od Wieliczki. Właśnie w tym równie urokliwym miejscu na wesele Panna Młoda wraz ze swoimi bliskimi miała robiony makijaż i fryzurę, a następnie był organizowany first-look w ogrodzie oraz odbywało się błogosławieństwo w kameralnym rodzinnym gronie.

Moją rolą jako koordynatora dnia ślubu było upewnienie się, że prace zarówno na powierzchni, jak i pod ziemią idą bez zarzutu. Najpierw sprawdziłam przygotowania w Dworze Sieraków. To miało dla mnie dwa cele: z jednej strony pozostawienie ludzi, miejsc i rzeczy w lepszym stanie niż wtedy, gdy je zastałam, a z drugiej – po prostu spotkanie i rozmowa z parą młodą w dzień ślubu, co jest dla mnie niezwykle intymnym przeżyciem. Następnie wróciłam do Wieliczki i od razu zjechałam na dół do Kopalni, by omówić szczegóły z ekipami cateringową, produkcyjną, dekoracyjną i oświetleniową, sprawdzić próbę zespołu muzycznego oraz przygotować się na powitanie pary młodej, a także – dokonać ostatnich poprawek w przestrzeni, którą zobaczyłam pierwszy raz po tym, jak floryści zakończyli prace.

Kompleksowa organizacja ślubu i przyjęcia. Zapytaj o szczegóły

W dniu ślubu, w podziemiach Kopalni Soli moje prace koordynacyjne trwały prawie 17 godzin, licząc czas od momentu zjazdu do Kopalni Soli w dniu 31 maja do zakończenia przyjęcia nad ranem w dniu 1 czerwca. Chociaż to były pracowite godziny, to ślub w Kopalni Soli “Wieliczka” dostarczył mi najpiękniejsze emocje, które zachowam na zawsze w pamięci i w sercu… A to jeszcze nie był koniec … Po oficjalnym zakończeniu przyjęcia, był czas przeznaczony na demontaże w Kopalni i przygotowania do poprawin zorganizowanych dla pary młodej i jej gości w Dworze Sieraków. Przyjęcie tym razem w plenerze, w innym stylu, w zupełnie odmiennej atmosferze. Jednak to już kolejny trzeci dzień koordynacji i kolejna magiczna karta tej niezwykłej historii miłosnej Oli i Johna.

WESELE W NIEZWYKŁYM MIEJSCU – 10 MIESIĘCY PRZYGOTOWAŃ. ŚLUB W KOPALNI SOLI “WIELICZKA”

Bez wątpienia Koordynacja ślubu w takim miejscu, jak Kopalnia Soli w Wieliczce stanowił spore wyzwanie zarówno dla mnie, jak i dla wszystkich moich podwykonawców, ale gdy podziwialiśmy efekt naszej wielogodzinnej pracy wiedzieliśmy, że wykonaliśmy po prostu świetną robotę. To, jak wyglądało polsko-angielskie wesele Aleksandry i Johna, opisałam dla Ciebie w trzeciej części mojego cyklu. W pierwszej części możesz z kolei zapoznać się z moim procesem projektowym i zrozumieć, dlaczego właśnie w taki sposób zorganizowałam i udekorowałam ten niezwykły ślub międzynarodowy.

ŚLUB W KOPALNI SOLI “WIELICZKA”, PRZECZYTAJ TAKŻE:

• JAK ZORGANIZOWAĆ ŚLUB W KOPALNI SOLI “WIELICZKA” I NIE ZWARIOWAĆ. CZĘŚĆ I – PROJEKT ŚLUBU
• WESELE W KOPALNI SOLI “WIELICZKA”. CZĘŚĆ III – NIEZWYKŁE MIEJSCE NA WESELE. ZOBACZ JAK PRZEPIĘKNIE WYGLĄDAŁO WESELE ALEKSANDRY I JOHNA.

Ślub w Kopalni Soli “Wieliczka” Aleksandry i Johna była dla mnie absolutnie pięknym przeżycie i wyzwaniem łączącym wiele moich umiejętności dzięki, którym potrafiłam sprawić, że marzenia o wyjątkowym ślubie stały się rzeczywistością. Ponad dwanaście lat doświadczenia w organizacji międzynarodowych wesel to nie tylko liczba, to historia sukcesu i zaufania setek moich par. To właśnie dla TYCH PAR, które chcą mocnej, bardziej, pełniej przeżywać swój najpiękniejszy dzień w życiu, bije z miłością moje serce.

Dorota Nowakowska
Wedding Planner & Designer

Dorota Nowakowska (Wedding Planner Kraków, Polska), Kopalnia Soli “Wieliczka” (Miejsce ślubu i przyjęcia), Bedeko (Kwiaty i dekoracje), Dwudziesta Druga (Zdjęcia z backstage)